Hướng dẫn báo giảm lao động trên KBHXH (giao diện cũ)
Phần dưới minh họa việc rà soát dữ liệu và lập hồ sơ báo giảm lao động trên KBHXH cũ. Cần chọn đúng nghiệp vụ báo giảm, không dùng nguyên danh mục hồ sơ báo tăng cho trường hợp này.
a. Kiểm tra hồ sơ theo nghiệp vụ và phiên bản đang dùng:
1. Đối chiếu loại hồ sơ và phiếu giao nhận mà phiên bản KBHXH cũ hiển thị cho nghiệp vụ báo giảm.
2. Kiểm tra danh sách người lao động, thời điểm và lý do báo giảm trong tờ khai.
3. Các mẫu TK1-TS, TK2-TS được nhắc trong tài liệu cũ không có nghĩa mọi hồ sơ báo giảm đều phải lập toàn bộ các mẫu đó.
4. Đối chiếu thành phần hồ sơ với yêu cầu của cơ quan BHXH tại kỳ kê khai; không áp danh sách dành cho người tham gia lần đầu vào mọi trường hợp báo giảm.
5. Giấy tờ bổ sung phụ thuộc trường hợp thực tế; phần hướng dẫn chậm báo tăng không phải căn cứ chung cho hồ sơ báo giảm.
b. Kênh nộp trong hướng dẫn cũ: Cổng thông tin điện tử BHXH dùng cùng thời kỳ. Kênh hiện hành xem mục Trợ giúp chính thức ở đầu bài.
c. Trình tự thực hiện:
Ví dụ dưới đây minh họa việc kiểm tra dữ liệu và lập hồ sơ báo giảm trên KBHXH cũ:
Bước 1: Kiểm tra thông tin người lao động trong mục Quản lý lao động. Ảnh bên dưới minh họa màn hình nhập thông tin; đối với người đã có trong danh sách, rà soát dữ liệu sẵn có, không thêm trùng hồ sơ lao động.
• Tại giao diện này, bạn nhập đầy đủ các thông tin của người lao động như: Họ và tên, Mã NLĐ, chọn tình trạng phù hợp với người lao động và nghiệp vụ cần kê khai. Bạn sẽ dựa vào tình trạng này của người lao động để khai báo các nghiệp vụ tương ứng như báo tăng, báo giảm… Các chỉ tiêu thông tin này sẽ được chuyển tự động sang các tờ khai khi bạn lập các bộ hồ sơ.
– Lưu ý: Các mục đánh dấu * là các tiêu chí bắt buộc phải nhập.– Nhập đầy đủ thông tin, màn hình hiển thị như sau:
– Tiếp theo, bạn chuyển sang tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT.
Trong phần này, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin như: Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Tiền lương, Các khoản phụ cấp, Thông tin về nơi đăng ký khám chữa bệnh… Đơn vị thuộc khối hành chính, sự nghiệp sẽ nhập vào mục Hệ số lương. Các thông tin này cũng sẽ được tự động chuyển sang các tờ khai tương ứng với các nghiệp vụ khi kê khai bảo hiểm cho người lao động. Sau khi điền đầy đủ thông tin, màn hình hiển thị như sau:
Đối với những lao động đã có thời gian làm việc và đóng BHXH nhưng chưa được cấp sổ, bạn chuyển tiếp sang tab Diễn giải TK1-TS để nhập các thông tin về quá trình tham gia BHXH cho người lao động đó. Màn hình của phần thông tin này hiển thị như sau:
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin của người lao động, chọn nút Ghi để ghi lại các thông tin vừa nhập-> Màn hình hiển thị Đã ghi xong -> Nhấn OK -> Đóng
Bước 2: Lập hồ sơ báo giảm lao động
Để lập hồ sơ báo giảm trên giao diện cũ, kiểm tra lần lượt bốn phần: chọn nghiệp vụ, chọn lao động, lập hồ sơ, ký và nộp. Ảnh minh họa quy trình chung có thể lấy từ ví dụ báo tăng; khi thao tác phải chọn nghiệp vụ phù hợp.
– Tại Menu chương trình, chọn Quản lý hồ sơ > Tạo mới hồ sơ
B1: Chọn nghiệp vụ
Trong danh sách các Nghiệp vụ, chọn Báo giảm lao động, kích nút Chọn.
B2: Chọn người lao động
– Kích chọn vào nút B2. Chọn lao động để chọn lao động cần báo giảm từ danh sách lao động.
– Trong danh sách hiển thị, kiểm tra và chọn đúng người lao động cần báo giảm rồi kích Chọn. Không dùng màu đánh dấu trong ảnh ví dụ báo tăng làm tiêu chí xác định người cần báo giảm.
B3: Lập hồ sơ
– Sau khi hoàn thành Bước 2, bạn tích chọn nút B3. Lập hồ sơ.
Bạn chọn Kỳ kê khai cần khai báo. Mặc định khi tạo lần đầu tiên sẽ tích chọn Tạo mới, Lần nộp là 1 và là lần khai Chính thức, nếu đã tạo nhiều lần trước thì sẽ hiện lần 2, 3….-> Nhấn Chọn
-> Kiểm tra Phiếu giao nhận và danh sách lao động đã chuyển vào tờ khai. Nếu màn hình còn ghi “Trường hợp tăng lao động”, đó là nội dung của ví dụ báo tăng, cần quay lại kiểm tra nghiệp vụ đã chọn trước khi ghi hoặc nộp hồ sơ báo giảm. Mở từng tờ khai bên cột Nội dung để đối chiếu thông tin.
– Nếu cần bổ sung người lao động vào hồ sơ báo giảm, quay lại phần Chọn lao động và kiểm tra danh sách. Các tờ khai đi kèm phụ thuộc nghiệp vụ và trường hợp thực tế; mở từng tờ khai để rà soát, không sao chép nguyên bộ mẫu của hồ sơ báo tăng.
– Tiếp theo, bạn quay lại màn hình Phiếu giao nhận hồ sơ, tích vào mục Lấy số hồ sơ (1), chương trình sẽ tự động lấy số hồ sơ cho bộ hồ sơ từ cơ quan BHXH và điền tên Người nộp (2) ở cuối trang vào -> nhấn nút Ghi (3) để ghi lại toàn bộ thông tin của bộ hồ sơ như hình bên dưới.
– Trường hợp bạn không kích chọn Lấy số hồ sơ thì khi ghi hồ sơ, chương trình sẽ tự động lấy số hồ sơ và hiển thị thông báo số hồ sơ vừa lấy cho bạn.
Chú ý: Nếu bản cũ không lấy được số hồ sơ hoặc báo lỗi kết nối, kiểm tra kết nối và kênh tiếp nhận với cơ quan BHXH. Không có ảnh minh họa xử lý lỗi riêng ở đoạn này; không sửa thông số kết nối theo suy đoán.
– Sau khi chương trình báo đã ghi thành công thì các bạn Nhấn Nộp hồ sơ -> Thực hiện Ký hồ sơ như B4
B4: Ký và nộp hồ sơ
– Bạn cắm Token (chữ ký số đã đăng ký giao dịch bảo hiểm điện tử trên cổng thông tin BHXH vào máy), nếu máy bạn chưa cài chương trình cks thì phải cài vào
– Sau đó bạn tích chọn nút Ký hồ sơ để ký toàn bộ hồ sơ.
+ Kiểm tra hộp thoại xác nhận mà phiên bản đang dùng hiển thị rồi thực hiện thao tác phù hợp.
Sau đó chương trình hiện ra chữ ký số của bạn -> nhấn OK
– Bạn nhập mật khẩu chữ ký số (mã PIN) sau đó chọn nút Đăng nhập để thực hiện ký. (Mật khẩu của chữ ký số được cung cấp bởi đơn vị cung cấp chữ ký số). Chương trình hiển thị thông báo Đã ký thành công như sau:
Chú ý: Địa chỉ http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/tro-giup thuộc hướng dẫn cũ. Với lỗi ký hồ sơ đang phát sinh, dùng mục Trợ giúp của Cổng DVC BHXH Việt Nam đã liên kết ở đầu bài và kiểm tra công cụ ký số đúng phiên bản.
– Sau khi chương trình báo ký thành công, người sử dụng tiếp tục chọn Nộp hồ sơ màn hình.
– Nhấn vào “…” -> dẫn tới file Baohiemdientu để nộp lên cổng thông tin điện tử.
Bước 3: Nộp hồ sơ lên cổng thông tin điện tử BHXH
Lưu ý: Các bước tiếp theo mô tả cổng giao dịch của giai đoạn cũ. Không coi yêu cầu IE/Java trong tài liệu lịch sử là yêu cầu cho Cổng DVC hiện nay; xem hướng dẫn chính thức đang được công bố trước khi cài công cụ ký hoặc đăng ký tài khoản.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 3.1: Bạn tiến hành đăng nhập vào http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ -> Nhấn Đăng nhập và gõ tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp vào
Bước 3.2: Sau khi đăng nhập thành công -> Nhấn Nộp hồ sơ (1) -> Nhấn Tải lên file hồ sơ (2) -> Chọn file đến file Baohiemdientu (3) đã lưu -> Nhấn Open (4)
Bước 3.3: Sau khi tải file hồ sơ lên bạn nhấn Nộp hồ sơ.
=> Phân biệt chức năng xuất dữ liệu để lưu/in với chức năng ký và nộp điện tử của phiên bản cũ. Khi bị từ chối tệp, kiểm tra trạng thái ký và thông báo lỗi; không sửa tùy ý thông tin hồ sơ chỉ để thử nộp lại. Thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống tiếp nhận hoặc cơ quan BHXH.
