Hướng Dẫn Báo Giảm Trên Kbhxh
Trung tâm ѕẽ hướng dẫn các bạn tạo hồ ѕơ báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm KBHXH ᴠà nộp qua cổng thông tin điện tử BHXH như ѕau:
a. Thành phần hồ sơ :
1. Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 103)
2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS)
3. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT đối với người tham gia BHXH lần đầu (mẫu TK1-TS, 01 bản/người) (trường hợp đã có sổ BHXH vẫn làm tờ khai này)
4. Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT đối với người đã có sổ BHXH từ tỉnh khác chuyển về (mẫu TK2-TS, 01 bản/người)
5. Văn bản giải trình của đơn vị (mẫu D01-TS) đối với trường hợp chậm báo tăng từ 3 tháng trở lên
b. Nơi nộp hồ sơ: Nộp qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội
c. Trình tự thực hiện:
Ví dụ: Kế Toán làm thủ tục báo tăng lao động như sau:
Bước 1: Sau khi Truy cập vào KBHXH ta thêm mới lao động như sau:– Vào Menu Quản lý lao động -> Nhấn Thêm mới lao động -> Chương trình hiện ra Thông tin người lao động
• Tại giao diện này, bạn nhập đầy đủ các thông tin của người lao động như: Họ và tên, Mã NLĐ, chọn tình trạng Lao động thêm mới chuyển từ nơi khác đến. Bạn sẽ dựa vào tình trạng này của người lao động để khai báo các nghiệp vụ tương ứng như báo tăng, báo giảm… Các chỉ tiêu thông tin này sẽ được chuyển tự động sang các tờ khai khi bạn lập các bộ hồ sơ.
– Lưu ý: Các mục đánh dấu * là các tiêu chí bắt buộc phải nhập.– Nhập đầy đủ thông tin, màn hình hiển thị như sau:
– Tiếp theo, bạn chuyển sang tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT.
Trong phần này, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin như: Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Tiền lương, Các khoản phụ cấp, Thông tin về nơi đăng ký khám chữa bệnh… Đơn vị thuộc khối hành chính, sự nghiệp sẽ nhập vào mục Hệ số lương. Các thông tin này cũng sẽ được tự động chuyển sang các tờ khai tương ứng với các nghiệp vụ khi kê khai bảo hiểm cho người lao động. Sau khi điền đầy đủ thông tin, màn hình hiển thị như sau:
Đối với những lao động đã có thời gian làm việc và đóng BHXH nhưng chưa được cấp sổ, bạn chuyển tiếp sang tab Diễn giải TK1-TS để nhập các thông tin về quá trình tham gia BHXH cho người lao động đó. Màn hình của phần thông tin này hiển thị như sau:
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin của người lao động, chọn nút Ghi để ghi lại các thông tin vừa nhập-> Màn hình hiển thị Đã ghi xong -> Nhấn OK -> Đóng
Bước 2: Lập hồ sơ báo tăng lao động
Để lập 1 bộ hồ sơ báo tăng lao động , bạn thực hiện theo quy trình 4 bước như sau:
– Tại Menu chương trình, chọn Quản lý hồ sơ > Tạo mới hồ sơ
B1: Chọn nghiệp vụ
Trong danh sách các Nghiệp vụ, chọn Báo giảm lao động, kích nút Chọn.
B2: Chọn người lao động
– Kích chọn vào nút B2. Chọn lao động để chọn lao động cần báo giảm từ danh sách lao động.
– Danh sách người lao động hiển thị lên, bạn tích chọn những người lao động chưa báo giảm (bôi màu xanh) (1) -> Sau đó kích Chọn
B3: Lập hồ sơ
– Sau khi hoàn thành Bước 2, bạn tích chọn nút B3. Lập hồ sơ.
Bạn chọn Kỳ kê khai cần khai báo. Mặc định khi tạo lần đầu tiên sẽ tích chọn Tạo mới, Lần nộp là 1 và là lần khai Chính thức, nếu đã tạo nhiều lần trước thì sẽ hiện lần 2, 3….-> Nhấn Chọn
-> Chương trình hiện ra Phiếu giao nhận hồ sơ được tích mặc định vào mục “Trường hợp tăng lao động đóng BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung:”Danh sách người lao động vừa chọn được mặc định tải tự động vào tờ D02-TS. Để xem lại danh sách người lao động trên tờ D02-TS, bạn kích chọn vào tên tờ khai tương ứng bên cột Nội dung (1) hoặc kích chuột chọn tab tên tờ khai cần chuyển (2) .
– Nếu muốn bổ sung thêm người lao động cần báo tăng, bạn ấn phím F10 để hiển thị Danh sách người lao động và thực hiện như Bước 2– Tương tự, đối với các tờ khai TK1-TS, TK2-TS, tùy thuộc vào trường hợp của từng người lao động sẽ được tự động chuyển sang các tờ khai tương ứng. Bạn có thể tích vào từng tờ khai để xem thông tin người lao động trên tờ khai.
– Tiếp theo, bạn quay lại màn hình Phiếu giao nhận hồ sơ, tích vào mục Lấy số hồ sơ (1), chương trình sẽ tự động lấy số hồ sơ cho bộ hồ sơ từ cơ quan BHXH và điền tên Người nộp (2) ở cuối trang vào -> nhấn nút Ghi (3) để ghi lại toàn bộ thông tin của bộ hồ sơ như hình bên dưới.
– Trường hợp bạn không kích chọn Lấy số hồ sơ thì khi ghi hồ sơ, chương trình sẽ tự động lấy số hồ sơ và hiển thị thông báo số hồ sơ vừa lấy cho bạn.
Chú ý: Nếu máy của bạn không lấy được số hồ sơ mà báo lỗi không có kết nối internet thì các bạn thực hiện điều chỉnh như hình bên dưới thì sẽ lấy được số hồ sơ.
– Sau khi chương trình báo đã ghi thành công thì các bạn Nhấn Nộp hồ sơ -> Thực hiện Ký hồ sơ như B4
B4: Ký và nộp hồ sơ
– Bạn cắm Token (chữ ký số đã đăng ký giao dịch bảo hiểm điện tử trên cổng thông tin BHXH vào máy), nếu máy bạn chưa cài chương trình cks thì phải cài vào
– Sau đó bạn tích chọn nút Ký hồ sơ để ký toàn bộ hồ sơ.
+ Chương trình sẽ hiện ra như hình bên dưới và nhấn OK
Sau đó chương trình hiện ra chữ ký số của bạn -> nhấn OK
– Bạn nhập mật khẩu chữ ký số (mã PIN) sau đó chọn nút Đăng nhập để thực hiện ký. (Mật khẩu của chữ ký số được cung cấp bởi đơn vị cung cấp chữ ký số). Chương trình hiển thị thông báo Đã ký thành công như sau:
Chú ý: Nếu các bạn ký hồ sơ báo lỗi thì thực hiện các cách sửa lỗi theo các hướng dẫn tại đường link sau: http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/tro-giup nếu vẫn khắc phục không được hãy gọi lên tổng đài 1900 55 55 64 để nhờ kỹ thuật viên hỗ trợ nhé.
– Sau khi chương trình báo ký thành công, người sử dụng tiếp tục chọn Nộp hồ sơ màn hình.
– Nhấn vào “…” -> dẫn tới file Baohiemdientu để nộp lên cổng thông tin điện tử.
Bước 3: Nộp hồ sơ lên cổng thông tin điện tử BHXH
Lưu ý: Khi đăng ký tài khoản đăng nhập trên cổng thông tin điện tử thì bắt buộc phải sử dụng trình duyệt IE, nhưng khi ta nộp hồ sơ thì các bạn lưu ý là dùng trình duyệt khác chứ không dùng trình duyệt IE (vì trình duyệt này không hỗ trợ upload hồ sơ)
Các bước thực hiện như sau:
Bước 3.1: Bạn tiến hành đăng nhập vào http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ -> Nhấn Đăng nhập và gõ tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp vào
Bước 3.2: Sau khi đăng nhập thành công -> Nhấn Nộp hồ sơ (1) -> Nhấn Tải lên file hồ sơ (2) -> Chọn file đến file Baohiemdientu (3) đã lưu -> Nhấn Open (4)
Bước 3.3: Sau khi tải file hồ sơ lên bạn nhấn Nộp hồ sơ.
=> Nguyên nhân sau khi đơn vị ký xong nhấn vào mục “Xuất hồ sơ” sau đó lấy file Baohiemdientu.xml trong đó để nộp nhưng chức năng “Xuất hồ sơ” chỉ để đơn vị xuất hồ sơ sau đó in ra quản lý nội bộ file đó sẽ không được ký chứ ký số.=> Cách xử lý:đơn vị quay lại hồ sơ trên phần mềm KBHXH sửa lại 1 chút thông tin trên hồ sơ và ghi lại sau đó nhấp vào mục “Nộp hồ sơ” => ký lại hồ sơ, sau khi ký xong đơn vị nhấn vào nộp hồ sơ bên cạnh và làm theo hướng dẫn nộp sẽ thành công.
