Báo giảm lao động trên Cổng Dịch vụ công BHXH cần xác định đúng người, lý do và kỳ giảm. Không mặc định mọi trường hợp đều là “giảm hẳn”: nghỉ việc, tạm nghỉ và các tình huống khác cần đối chiếu hồ sơ và quy định áp dụng trước khi chọn phương án.
Bài hướng dẫn thao tác theo mục 7.1.1 của tài liệu đang công bố tại Trợ giúp BHXH Việt Nam, đối chiếu ngày 6/10/2026. Ảnh là hình minh họa trong tài liệu, có kỳ ví dụ cũ; không chép thông tin mẫu vào hồ sơ của đơn vị.
Kiểm tra thông tin trước khi báo giảm
- Đăng nhập đúng đơn vị và kiểm tra lao động đang được quản lý ở đơn vị đó.
- Chuẩn bị căn cứ phát sinh, kỳ giảm và thông tin cần cập nhật. Nếu chưa rõ phương án cho trường hợp cụ thể, làm rõ với cơ quan BHXH trước khi kê khai.
- Kiểm tra chứng thư ký số và công cụ ký. Xem hướng dẫn VSS Declaration nếu hệ thống chưa nhận ứng dụng hoặc chữ ký số.
Bước 1. Chọn thủ tục báo giảm
Đăng nhập Cổng DVC BHXH Việt Nam, mở Danh sách thủ tục ở phần kê khai và đọc đúng tên thủ tục. Trong tài liệu, thủ tục 600a được ghi cho báo giảm; thủ tục 600 cũng có các loại kê khai trong đó có giảm lao động. Chọn thủ tục phù hợp với hồ sơ thực tế đang lập, không chọn 600b chỉ vì cũng thấy từ “giảm” — 600b là phần điều chỉnh mức đóng.
Bước 2. Chọn kỳ kê khai cần báo giảm
Kiểm tra tháng, năm và đợt kê khai trong cửa sổ chọn kỳ, rồi bấm Xác nhận. Kỳ cần nộp phải phù hợp với nội dung phát sinh của hồ sơ; không tự để bằng kỳ hiện tại nếu đang xử lý dữ liệu kỳ trước.
Bước 3. Chọn lao động và đúng loại kê khai
Chọn Chọn lao động, dùng điều kiện tìm kiếm để tìm đúng người rồi đánh dấu vào ô trước tên. Với thủ tục 600a, tài liệu nêu hai loại Giảm lao động và Giảm tiền lương. Chọn loại phù hợp rồi bấm Áp dụng; giảm số người tham gia không đồng nghĩa với giảm mức lương làm căn cứ đóng.
Nếu không tìm thấy người cần báo giảm, kiểm tra đơn vị, bộ lọc và dữ liệu quản lý lao động. Đối chiếu thông tin với danh sách của đơn vị trước khi bổ sung hoặc sửa dữ liệu; không tạo người lao động trùng chỉ để đưa vào hồ sơ giảm.
Bước 4. Kiểm tra nội dung và lưu hồ sơ
Rà soát họ tên, mã số BHXH, phương án, kỳ và các trường bắt buộc mà biểu mẫu hiển thị. Chọn phương án theo lý do thực tế và dữ liệu áp dụng cho kỳ kê khai; không áp nhãn “giảm hẳn” cho mọi trường hợp từ hướng dẫn cũ.
Chọn Lưu để lưu tạm. Tiếp tục chọn Kê khai để hệ thống kiểm tra dữ liệu bắt buộc; đọc và xử lý các thông báo trước khi chuyển sang ký. Không sửa tùy ý căn cứ hay thời điểm chỉ để hồ sơ vượt qua bước kiểm tra.
Bước 5. Ký, gửi và kiểm tra lịch sử
Kiểm tra màn hình xác nhận nộp hồ sơ, thực hiện ký bằng chứng thư phù hợp với đơn vị. Nếu vừa đổi hoặc gia hạn chứng thư và hệ thống báo không khớp, kiểm tra thông tin đăng ký giao dịch trước khi thử nộp lại. Không chia sẻ mã PIN, mật khẩu hoặc OTP cho người hỗ trợ.
Sau khi gửi, mở Lịch sử kê khai để xem trạng thái và thông báo trả về. Lưu tạm, đã ký, đã gửi và kết quả xử lý là các bước khác nhau. Nếu chưa thấy kết quả rõ ràng, tra cứu và kiểm tra thông báo tiếp nhận trước khi gửi lại tránh trùng hồ sơ.
Tránh nhầm báo giảm lao động với các việc khác
- Giảm tiền lương: là điều chỉnh dữ liệu mức đóng, không phải xóa người khỏi danh sách tham gia.
- Xóa một dòng khỏi hồ sơ nháp: chỉ bỏ dòng đang kê khai, không thay thế việc lập hồ sơ báo giảm.
- Sửa trạng thái trong quản lý lao động: cần tiếp tục lập, ký và gửi đúng hồ sơ; lưu dữ liệu nội bộ chưa phải kết quả tiếp nhận của cơ quan BHXH.
- Báo tăng trở lại: lập nghiệp vụ phù hợp riêng; xem hướng dẫn báo tăng trên Cổng DVC BHXH.
Nếu đang dùng KBHXH cài trên máy đời cũ, xem bài KBHXH lịch sử để phân biệt giao diện; không áp tên nút hoặc biểu mẫu cũ vào Cổng DVC một cách máy móc.
Đơn vị có thể lựa chọn phần mềm I-VAN nếu cần công cụ quản lý và hỗ trợ thêm; không mặc định phải mua để thực hiện báo giảm trên Cổng DVC. Khi cần chữ ký số mới/gia hạn hoặc muốn so sánh phần mềm, tham khảo bảng giá chữ ký số, bảng giá BHXH và hỏi chiết khấu theo gói tại 0931 320 000 — eBHXH.com.vn. Lỗi công cụ ký cần kiểm tra kỹ thuật trước khi cân nhắc mua dịch vụ.
Nguồn hướng dẫn và ảnh: BHXH Việt Nam, mục Trợ giúp, tài liệu Hướng dẫn đăng ký giao dịch, nộp hồ sơ, tra cứu trên cổng thông tin điện tử (DOCX), mục 7.1.1 và 7.2. Bài hướng dẫn thao tác không thay thế việc xác định nghĩa vụ đóng, lý do và thời điểm giảm cho hồ sơ cụ thể.
