Với công ty dịch vụ nhân sự, một lỗi chọn nhầm khách hàng có thể nghiêm trọng hơn một lỗi nhập liệu đơn lẻ. Nhiều doanh nghiệp có tên gần giống, mỗi bên lại có người đại diện, chứng thư và lịch xử lý riêng. Phần mềm phải được đánh giá trong bối cảnh đó, thay vì dùng tiêu chí của một phòng nhân sự nội bộ.
Tách khách hàng ngay từ bước nhận việc
Mỗi khách hàng nên có một hồ sơ quản lý riêng: thông tin đơn vị, phạm vi dịch vụ, người duyệt dữ liệu, người có quyền ký và nơi bàn giao kết quả. Việc công ty dịch vụ được thuê lập hồ sơ không tự động có nghĩa được sử dụng mọi tài khoản hoặc ký thay khách hàng.
Trong buổi demo, thử hai khách hàng có người lao động trùng tên. Kiểm tra cách chọn đơn vị, các dấu hiệu nhận diện trên màn hình và quyền truy cập của nhân viên được phân công.
Đánh giá bằng một quy trình có nhiều người tham gia
Giả sử nhân viên A nhập dữ liệu, trưởng nhóm B kiểm tra và khách hàng xác nhận trước khi ký. Hãy yêu cầu trình diễn toàn bộ luồng này hoặc phương án vận hành tương đương. Một phần mềm không có đủ bước duyệt vẫn có thể phù hợp với một số đơn vị, nhưng chi phí kiểm soát bên ngoài phải được tính đến.
| Nội dung cần thử | Tình huống giả lập |
|---|---|
| Chọn đúng khách hàng | Hai tên công ty gần giống nhau |
| Phân công xử lý | Nhân viên chỉ được giao một nhóm khách hàng |
| Kiểm tra trước ký | Hồ sơ bị trả lại cho người nhập sửa |
| Tra cứu kết quả | Tìm một mã giao dịch của tháng trước |
| Bàn giao | Xuất bộ hồ sơ của một khách hàng cụ thể |
Đừng để hồ sơ chỉ nằm trong máy của nhân viên
Khi có người nghỉ phép hoặc nghỉ việc, trưởng nhóm cần tiếp quản được những hồ sơ đang dở. Hãy kiểm tra lịch sử xử lý, thông báo đã nhận và vị trí lưu tài liệu. Tài khoản chung cùng một mật khẩu không phải là giải pháp bàn giao tốt.
Ở chiều ngược lại, khách hàng chấm dứt hợp đồng dịch vụ cần nhận lại hồ sơ thuộc phạm vi đã thống nhất. Trước khi mua phần mềm, hãy hỏi khả năng xuất dữ liệu theo từng đơn vị, định dạng đầu ra và những khoản hỗ trợ phát sinh.
Tính chi phí theo số khách hàng thực sự phục vụ
Ngoài số lao động, cần xác nhận cách cấp quyền sử dụng theo mã đơn vị, số tài khoản hoặc phạm vi hợp đồng. Những cách tính này không được suy đoán từ tên gói trên quảng cáo.
Bạn có thể bắt đầu tại bảng giá phần mềm BHXH, rồi gửi danh sách số đơn vị cần quản lý để nhận phương án phù hợp. Nếu khách hàng đã có chứng thư còn dùng được, đối chiếu nhóm dịch vụ chữ ký số chỉ khi phát sinh nhu cầu thực sự, tránh mua trùng.
Phương án nên chọn là phương án giữ được ranh giới giữa các khách hàng, dễ tiếp quản công việc và trả lại được bộ hồ sơ đầy đủ. Giá thấp nhưng thiếu một trong ba yếu tố này có thể khiến chi phí vận hành tăng lên về sau.
