Số lao động là một tiêu chí phổ biến trong bảng giá, nhưng chưa nói hết lượng công việc của nhân sự. Một đơn vị ổn định và một đơn vị tuyển dụng liên tục có thể cùng 50 người mà cần cách tổ chức hồ sơ rất khác nhau.
Để chọn đúng, nên bổ sung một ma trận khối lượng công việc bên cạnh tiêu chí quy mô lao động. Ma trận này phục vụ lựa chọn nội bộ, không thay đổi cách nhà cung cấp quy định gói.
Đếm cả những việc phải làm lại
Thống kê một vài kỳ gần nhất: hồ sơ lập mới, hồ sơ bổ sung, lượt tra cứu, lần đối chiếu và thời gian chờ người khác xác nhận. Không gộp tất cả thành “số hồ sơ đã gửi”, vì hai mươi hồ sơ làm một lần có thể nhẹ hơn mười hồ sơ phải sửa nhiều vòng.
| Khối lượng | Dấu hiệu cần chú ý | Năng lực nên thử |
|---|---|---|
| Nhập mới nhiều | Lặp dữ liệu từ Excel | Nhập theo mẫu, phát hiện dữ liệu không phù hợp |
| Bổ sung nhiều | Khó biết đang ở phiên bản nào | Liên kết yêu cầu bổ sung với hồ sơ gốc |
| Tra cứu nhiều | Mất thời gian tìm kết quả | Tìm theo mã giao dịch, kỳ và người lao động |
| Nhiều người tham gia | Việc chờ không rõ chủ | Phân công và theo dõi trách nhiệm |
Chọn ba tiêu chí nặng nhất
Không cần chấm điểm hàng chục tính năng. Nếu phần lớn thời gian đang dành cho nhập Excel và tìm hồ sơ, hãy ưu tiên hai việc đó. Một chức năng đẹp nhưng ít dùng không nên có trọng số cao hơn điểm nghẽn hằng tháng.
Ví dụ giả lập: đội nhân sự dành sáu giờ nhập dữ liệu, hai giờ theo dõi phản hồi và một giờ tổng hợp. Buổi demo nên phân bổ thời gian tương ứng, thay vì xem báo cáo tổng hợp suốt buổi.
Đo trên cùng một bộ dữ liệu
Dùng cùng số dòng và cùng loại tình huống khi thử các phương án. Ghi số bước, thời gian và lỗi cần hỗ trợ. Nếu một phương án được thử với dữ liệu sạch còn phương án kia gặp tệp nhiều lỗi, kết quả không còn công bằng.
Có thể chuẩn bị đầu vào bằng công cụ kiểm tra dữ liệu nhân sự, nhưng vẫn giữ một vài lỗi giả lập có chủ đích để đánh giá khả năng thông báo và xử lý của phần mềm.
Sau khi đã biết nhu cầu nặng nhất, dùng bảng giá BHXH để chọn gói có phạm vi phù hợp. Cách làm này giúp giá phục vụ quyết định vận hành, thay vì để một mức giá thấp dẫn dắt toàn bộ lựa chọn.
