Đổi phần mềm BHXH không kết thúc ở việc nhận tài khoản mới. Hồ sơ cũ có thể vẫn chờ kết quả, thông báo bổ sung có thể đến sau ngày chuyển và dữ liệu lao động cần được kiểm tra lại. Nếu chỉ chuyển danh sách nhân viên, người phụ trách rất dễ mất dấu công việc.
Chốt danh sách việc đang mở
Trước ngày chuyển, lập sổ theo dõi gồm mã giao dịch, loại hồ sơ, người liên quan, trạng thái gần nhất và người tiếp tục xử lý. Lưu cả thông báo đã nhận. Không mặc định hồ sơ ở hệ thống cũ sẽ tự xuất hiện trong hệ thống mới.
| Nhóm hồ sơ | Việc cần làm trước chuyển |
|---|---|
| Đã có kết quả | Lấy đủ hồ sơ và thông báo để lưu |
| Đang chờ xử lý | Ghi đầu mối và cách theo dõi tiếp |
| Được yêu cầu bổ sung | Ghi nội dung cần sửa, thời điểm và người chịu trách nhiệm |
| Chưa gửi | Xác định sẽ hoàn thiện ở hệ thống nào để tránh làm hai lần |
Tách chuyển dữ liệu khỏi chuyển luồng giao dịch
Việc đưa danh sách lao động sang phần mềm mới là một công việc. Việc hoàn tất thay đổi dịch vụ hoặc thông tin giao dịch theo hướng dẫn hiện hành là công việc khác. Cần yêu cầu nhà cung cấp mới giải thích rõ từng bước, điều kiện thực hiện và dấu hiệu xác nhận hoàn tất.
Không dùng tài khoản mới để gửi lại hàng loạt hồ sơ chỉ vì chưa nhìn thấy dữ liệu cũ. Trước mỗi thao tác, đối chiếu sổ công việc đang mở và mã giao dịch đã có.
Thử một mẫu trước khi nhập toàn bộ
Lấy bản dữ liệu đã ẩn danh, có trường hợp thông tin đầy đủ và trường hợp cần kiểm tra định dạng. So số dòng, mã lao động, ngày tháng và các trường dữ liệu quan trọng sau khi nhập thử. Khi phát hiện sai, sửa quy tắc chuyển đổi trước, không sửa thủ công từng dòng rồi quên nguyên nhân.
Nếu đang chọn hệ thống thay thế, bảng giá BHXH các nhà cung cấp giúp so phạm vi gói. Hãy hỏi thêm dịch vụ chuyển dữ liệu có nằm trong báo giá hay không; giá phần mềm không tự động bao gồm mọi công việc bàn giao.
Chỉ đóng việc khi đã có bằng chứng
Biên bản chuyển đổi nên ghi dữ liệu đã nhận, dữ liệu chưa nhận, hồ sơ còn tiếp tục theo dõi ở hệ thống cũ và tài khoản người tiếp quản. Giữ một bản sao có thể đọc được độc lập với phần mềm cũ.
Một khoảng thời gian đối chiếu sau chuyển giúp phát hiện thiếu sót, nhưng không đồng nghĩa gửi trùng hồ sơ trên hai hệ thống. Trong thời gian này, phân công một đầu mối quyết định nơi thực hiện từng công việc. Chuyển đổi tốt là vẫn tìm được lịch sử và biết ai xử lý phần còn lại, không chỉ là đăng nhập thành công.
