Hồ sơ thai sản phải khớp với trường hợp đề nghị hưởng: sinh con, khám thai, nhận nuôi con hay lao động nam nghỉ khi vợ sinh. Người đang làm việc nộp qua đơn vị; một số trường hợp đã thôi việc nộp trực tiếp cơ quan BHXH.
Rà soát ngày 26/10/2026. Hướng dẫn này tập trung BHXH bắt buộc theo Điều 61–62 Luật BHXH 2024, áp dụng từ 01/7/2025; hồ sơ thuộc thời kỳ trước cần đối chiếu quy định tương ứng.
1. Xác định chế độ trước khi chuẩn bị hồ sơ
Kiểm tra điều kiện hưởng thai sản, thời điểm sinh hoặc nhận con và lịch sử đóng. Đủ giấy tờ không thay thế điều kiện hưởng; ngược lại, đủ tháng đóng cũng không có nghĩa hồ sơ đã hợp lệ.
Nếu tham gia BHXH tự nguyện, dùng nhánh riêng tại Điều 94–97. Xem các điểm cần phân biệt giữa thai sản bắt buộc và tự nguyện, không áp toàn bộ quy trình của doanh nghiệp dưới đây.
2. Giấy tờ theo từng trường hợp
| Trường hợp | Nhóm giấy tờ cần kiểm tra |
|---|---|
| Lao động nữ sinh con | Bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. Chọn giấy tờ phù hợp, không mặc định phải có cả ba. |
| Nghỉ dưỡng thai hoặc nghỉ điều trị vô sinh | Bổ sung giấy xác nhận phải nghỉ dưỡng thai hoặc giấy tờ chứng minh quá trình điều trị vô sinh theo đúng nhánh tại khoản 1 Điều 61. |
| Khám thai, sảy thai, phá thai, thai chết, thai ngoài tử cung hoặc biện pháp tránh thai | Điều trị nội trú: giấy ra viện, tóm tắt bệnh án hoặc giấy tờ chứng minh điều trị. Ngoại trú: giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH; nếu tiếp tục điều trị sau nội trú, kiểm tra chỉ định trên giấy ra viện theo khoản 3 Điều 61. |
| Nhận nuôi con dưới 6 tháng | Bản sao giấy chứng nhận nuôi con nuôi và biên bản giao nhận con. |
| Lao động nam nghỉ khi vợ sinh | Giấy tờ khai sinh/chứng sinh của con. Nếu giấy chứng sinh chưa thể hiện sinh phẫu thuật hoặc dưới 32 tuần, bổ sung văn bản của cơ sở khám chữa bệnh thể hiện tình trạng đó. |
Trường hợp con hoặc mẹ chết, mẹ không đủ sức khỏe chăm con, mang thai hộ hoặc nhờ mang thai hộ có giấy tờ riêng tại khoản 1, 2, 5–7 Điều 61. Giấy tờ do nước ngoài cấp phải đáp ứng yêu cầu dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ ngoại lệ theo điều ước quốc tế. Đối chiếu đúng khoản trong toàn văn Luật BHXH 2024; không dùng bộ giấy tờ sinh con thông thường cho mọi tình huống.
3. Nộp cho ai và theo dõi hạn nào?
- Người đang làm việc: nộp cho người sử dụng lao động, chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hết thời gian nghỉ hưởng thai sản.
- Đơn vị sử dụng lao động: trong 7 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ, lập danh sách kèm hồ sơ gửi cơ quan BHXH.
- Nộp trực tiếp cơ quan BHXH: áp dụng khi thôi việc trước sinh, nhận con khi nhờ mang thai hộ, nhận nuôi con dưới 6 tháng hoặc không còn người sử dụng lao động, theo khoản 2 Điều 62.
- Thời hạn cơ quan BHXH giải quyết theo luật: 7 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ của đơn vị; 5 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ của người lao động. Nếu không giải quyết phải trả lời bằng văn bản, nêu lý do.
Đây là mốc giải quyết hồ sơ theo Điều 62, không phải lời hứa tiền sẽ vào tài khoản đúng một ngày cụ thể. Ghi lại ngày giao hồ sơ cho đơn vị và ngày cơ quan BHXH nhận đủ; hai ngày này có thể khác nhau. Nộp quá hạn thuộc trường hợp Điều 92 cần giải trình bằng văn bản khi nộp.
4. Bảng kiểm trước khi gửi
- Đối chiếu họ tên, mã số BHXH và thông tin của con giữa các giấy tờ.
- Kiểm tra ngày sinh, ngày nghỉ, tuổi thai hoặc chỉ định điều trị tương ứng với chế độ yêu cầu.
- Kiểm tra bản chụp rõ đủ trang, không mất dấu hoặc phần xác nhận; dùng định dạng được kênh tiếp nhận cho phép.
- Lưu bản đã nộp, mã tiếp nhận, ngày gửi và thông báo yêu cầu bổ sung trong cùng một thư mục hồ sơ.
- Nếu nhận tiền qua tài khoản, đối chiếu thông tin người thụ hưởng với hồ sơ đăng ký; không gửi giấy tờ cá nhân vào bình luận công khai.
5. Sau khi nộp: tách kết quả hồ sơ và kết quả chi trả
Dùng hướng dẫn tra cứu hồ sơ thai sản và tình trạng chi trả. Nếu bị yêu cầu bổ sung, đọc đúng lý do và kiểm lại tài liệu liên quan trước khi gửi lại; lưu cả phản hồi và phiên bản hồ sơ bổ sung.
Để đối chiếu số tiền, xem cách tính tiền thai sản theo từng khoản. Nội dung này hướng dẫn chuẩn bị và theo dõi hồ sơ, không thay quyết định giải quyết của cơ quan BHXH.
Nguồn pháp lý: Điều 61, 62 và 92 Luật BHXH số 41/2024/QH15, liên kết toàn văn ở mục 2.
