Phân biệt chậm đóng và trốn đóng BHXH theo quy định năm 2026; xem căn cứ xử phạt, khoản phải nộp thêm và cách khắc phục cho cá nhân, tổ chức.
Rà soát nội dung:
1. Phân biệt chậm đóng, nợ đóng và trốn đóng BHXH
Chậm đóng và trốn đóng BHXH bắt buộc được xác định theo Điều 38 và Điều 39 Luật BHXH 2024. Chậm đóng có thể gồm chưa nộp đủ đúng hạn hoặc chậm đăng ký người tham gia; trốn đóng có các điều kiện riêng về đăng ký, căn cứ tiền lương, thời hạn và việc đôn đốc. “Nợ đóng” mô tả số tiền còn thiếu, không tự quyết định loại vi phạm. Cần đối chiếu đúng hành vi và các trường hợp có lý do chính đáng theo quy định.
2. Mức phạt và khoản phải nộp
Đối với BHXH bắt buộc, Điều 40 và Điều 41 Luật BHXH 2024 quy định đóng đủ khoản chậm đóng hoặc trốn đóng và nộp thêm 0,03%/ngày trên số tiền, số ngày tương ứng. Đây là khoản nộp thêm, cần tách khỏi tiền phạt hành chính. Hành vi trốn đóng còn có thể bị xử lý hình sự khi đủ điều kiện luật định.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt trong lĩnh vực lao động và BHXH có hiệu lực từ 10/9/2026. Mức phạt cụ thể phải đối chiếu hành vi, chủ thể, thời kỳ vi phạm và căn cứ trong hồ sơ. Không dùng một tỷ lệ phạt chung cho mọi trường hợp hoặc cộng lẫn BHXH, BHYT và BHTN vào cùng một cách tính.
- Đối chiếu riêng số tiền còn thiếu và thời gian thiếu đóng BHXH bắt buộc.
- Xác nhận khoản nộp thêm và tiền phạt, nếu có, theo căn cứ áp dụng.
- Điều chỉnh hồ sơ và quá trình đóng cho người lao động.
- Thực hiện quyết định xử phạt trong thời hạn ghi trên quyết định.
2.1. Bảng mức phạt theo số tiền chậm đóng hoặc trốn đóng
Các mức dưới đây áp dụng theo Điều 43–46 Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Theo khoản 1 Điều 7, với những hành vi trong các bảng này, mức phạt tổ chức bằng hai lần mức phạt cá nhân. Cột tổ chức đã nhân đôi cả tỷ lệ và mức trần; không nhân thêm lần nữa.
| Hành vi và điều khoản | Căn cứ tính tỷ lệ | Cá nhân | Tổ chức |
|---|---|---|---|
| Chậm đóng BHXH bắt buộc Khoản 3 Điều 43 | Tổng tiền chậm đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản | 12–15%; tối đa 75 triệu đồng | 24–30%; tối đa 150 triệu đồng |
| Chậm đóng BHTN Khoản 3 Điều 45 | Tổng tiền chậm đóng BHTN tại thời điểm lập biên bản | 12–15%; tối đa 75 triệu đồng | 24–30%; tối đa 150 triệu đồng |
| Trốn đóng BHXH bắt buộc Khoản 2 Điều 44 | Tổng tiền trốn đóng BHXH bắt buộc | 18–20%; tối đa 75 triệu đồng | 36–40%; tối đa 150 triệu đồng |
| Trốn đóng BHTN Khoản 2 Điều 46 | Tổng tiền trốn đóng BHTN | 18–20%; tối đa 75 triệu đồng | 36–40%; tối đa 150 triệu đồng |
Phạm vi của bảng: nhóm chậm đóng ở khoản 3 Điều 43 hoặc Điều 45 là chưa đóng đủ số tiền đã đăng ký đúng hạn, trừ trường hợp thuộc diện trốn đóng; hoặc đã quá 60 ngày và được đôn đốc nhưng pháp luật xác định không bị coi là trốn đóng. Nhóm trốn đóng ở khoản 2 Điều 44 hoặc Điều 46 liên quan đăng ký tiền lương thấp hơn quy định, hoặc không đóng đủ số tiền đã đăng ký sau 60 ngày và đã được đôn đốc; phải đối chiếu điều kiện xử lý, trong đó có giới hạn chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Trường hợp cảnh cáo: nếu số tiền vi phạm tại thời điểm lập biên bản dưới 400.000 đồng, khoản 1 Điều 43 và khoản 1 Điều 45 quy định cảnh cáo cho hành vi thuộc khoản 3 của điều tương ứng. Đây không phải ngưỡng miễn xử lý chung cho mọi hành vi đăng ký hoặc trốn đóng.
2.2. Không đăng ký hoặc đăng ký thiếu người: mức phạt theo số lao động
Hành vi này có khung phạt riêng, không lấy bảng tỷ lệ trên để thay thế. Khoản 2 Điều 43 và khoản 2 Điều 45 xử lý trường hợp trong 60 ngày sau hạn đăng ký, hoặc sau 60 ngày nhưng thuộc trường hợp không bị coi là trốn đóng. Khoản 1 Điều 44 và khoản 1 Điều 46 quy định nhóm trốn đóng do không đăng ký đủ sau 60 ngày.
| Số lao động vi phạm | BHXH chậm đăng ký | BHXH trốn đăng ký | BHTN chậm đăng ký | BHTN trốn đăng ký |
|---|---|---|---|---|
| Dưới 10 người | 5–10 | 6–12 | 0,5–2,5 | 1–5 |
| Từ 10 đến dưới 50 | 10–15 | 12–20 | 2,5–5 | 5–10 |
| Từ 50 đến dưới 100 | 15–20 | 20–30 | 5–10 | 10–15 |
| Từ 100 đến dưới 300 | 20–30 | 30–40 | 10–15 | 15–20 |
| Từ 300 đến dưới 500 | 30–40 | 40–50 | 15–20 | 20–25 |
| Từ 500 đến dưới 700 | 40–50 | 50–60 | 20–25 | 25–30 |
| Từ 700 đến dưới 1.000 | 50–60 | 60–70 | 25–30 | 30–35 |
| Từ 1.000 người trở lên | 60–75 | 70–75 | 30–35 | 35–40 |
Đây là các khoảng phạt cá nhân; tổ chức nhân hai mức đầu và mức cuối của đúng ô. Ví dụ: BHXH chậm đăng ký dưới 10 người là 5–10 triệu đồng với cá nhân, tương ứng 10–20 triệu đồng với tổ chức. Không nhân mức phạt trong ô thêm với số người lao động; số người được dùng để chọn đúng bậc.
Khoản 0,03%/ngày tính riêng: ngoài hình thức xử phạt, các điều trên quy định đóng đủ tiền còn thiếu và khoản nộp thêm theo số tiền, số ngày tương ứng. Khoản này không nằm trong trần tiền phạt 75 hoặc 150 triệu đồng nêu ở bảng tỷ lệ. Cần tách số liệu BHXH bắt buộc và BHTN; các bảng này không áp dụng cho BHYT.
Đối chiếu toàn văn ký số Nghị định 283/2026/NĐ-CP: khoản 1 Điều 7 ở trang 5; Điều 43–46 ở trang 57–62. Khi có nhiều hành vi hoặc liên quan nhiều thời kỳ, đối chiếu riêng căn cứ xử lý trong hồ sơ.
3. Cách khắc phục từng bước
- Rà soát danh sách lao động, hợp đồng và mức tiền lương làm căn cứ đóng.
- Lập bảng đối chiếu số đã nộp, số phải nộp và thời gian còn thiếu.
- Liên hệ cơ quan BHXH quản lý để xác nhận số liệu chính thức.
- Nộp phần còn thiếu và khoản phát sinh theo hướng dẫn; lưu chứng từ, theo dõi kỳ đóng tiếp theo và phản hồi nếu dữ liệu chưa cập nhật.
- Cập nhật hồ sơ điện tử, kiểm tra quá trình đóng và thông báo kết quả cho người lao động.
4. Lỗi thường gặp, checklist và FAQ
- Chỉ nộp tiền gốc nhưng bỏ sót khoản phải nộp thêm hoặc tiền phạt đã được xác định.
- Không báo tăng đủ lao động nên phát sinh thiếu đóng.
- Đóng theo mức thấp hơn tiền lương làm căn cứ đóng.
- Không lưu chứng từ và thông báo sau khi đã khắc phục.
Người lao động có thể tự kiểm tra không? Có thể đối chiếu quá trình tham gia trên VssID và yêu cầu đơn vị giải thích khi thấy thiếu thời gian. Giữ hợp đồng, bảng lương, thông báo đóng và dữ liệu tra cứu; liên hệ cơ quan BHXH nếu cần xác minh để bảo vệ quyền lợi.
Chậm đóng có bị xử lý hình sự ngay không? Không phải mọi trường hợp chậm đóng đều là trốn đóng. Cần xác định hành vi, mức độ và điều kiện xử lý theo quy định.
Đóng bù có tự động xóa vi phạm không? Không nhất thiết. Đóng đủ là bước khắc phục nghĩa vụ; trách nhiệm xử lý còn phụ thuộc hồ sơ và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Kết luận: lập bảng đối chiếu từng tháng, lưu chứng từ và yêu cầu xác nhận bằng văn bản khi cần làm rõ số liệu. Doanh nghiệp nên xử lý sớm, phối hợp với cơ quan BHXH và thông báo kết quả cho người lao động.
Căn cứ đối chiếu: Luật BHXH 41/2024/QH15, các Điều 38–41; BHXH Việt Nam thông tin về quy định xử phạt có hiệu lực từ 10/9/2026.
