Doanh nghiệp chỉ có vài nhân viên thường không cần một hệ thống nhiều tính năng đến mức phải mất cả tuần để làm quen. Điều cần hơn là người phụ trách mở phần mềm, biết hồ sơ nào phải làm, ký được và tìm lại kết quả khi cần. Nếu kế toán kiêm luôn nhân sự, mỗi bước nhập lại thông tin đều làm công việc thêm nặng.
Vì vậy, chọn phần mềm BHXH cho doanh nghiệp dưới 10 lao động nên bắt đầu từ cách đang làm việc, rồi mới đến tên nhà cung cấp và thời hạn gói.
Ba câu hỏi giúp thu hẹp lựa chọn
Trước hết, xác định ai lập hồ sơ và ai giữ chữ ký số. Một người làm toàn bộ sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp thuê kế toán bên ngoài nhưng giám đốc giữ token. Trường hợp thứ hai cần kiểm tra đường đi của hồ sơ từ người lập đến người ký, thay vì chỉ xem màn hình nhập liệu.
Tiếp theo, nhìn lại ba tháng gần nhất: có tuyển người, nghỉ việc, điều chỉnh thông tin hay phát sinh hồ sơ chế độ không? Số lao động ít không đồng nghĩa không có việc. Một cửa hàng thường xuyên thay nhân viên có thể cần theo dõi nhiều hơn một văn phòng ổn định.
Cuối cùng, kiểm tra chữ ký số đang có còn hạn và đang dùng ở đâu. Không nên mua thêm chỉ vì thấy một gói tích hợp được giới thiệu thuận tiện.
| Nhu cầu thực tế | Điều nên kiểm tra trong demo |
|---|---|
| Kế toán làm BHXH không thường xuyên | Có tìm lại được công việc dở dang sau vài tuần không? |
| Giám đốc giữ token | Người lập chuyển hồ sơ cho người ký bằng cách nào? |
| Thuê dịch vụ kế toán | Quyền truy cập và trách nhiệm lưu hồ sơ được bàn giao ra sao? |
| Ít phát sinh nhưng cần tra cứu | Có tìm được hồ sơ và thông báo theo người lao động, kỳ, mã giao dịch không? |
Đừng chọn gói chỉ vì giá chia theo tháng thấp
Gói dài hạn thường khiến chi phí bình quân trông dễ chịu hơn, nhưng số tiền phải trả ban đầu và mức độ phù hợp mới là điều quyết định. Nếu doanh nghiệp đang đổi người phụ trách hoặc chưa biết có tiếp tục thuê kế toán hay không, cần làm rõ điều kiện bàn giao trước khi mua nhiều năm.
Khi xem bảng giá phần mềm BHXH theo nhà cung cấp, hãy đặt các gói lên cùng thời gian so sánh. Ghi riêng phần mềm, chữ ký số, thiết bị và hỗ trợ ban đầu; khoản nào chưa rõ thì hỏi lại, không tự coi là đã bao gồm.
Một buổi thử ngắn nhưng sát việc
Hãy dùng dữ liệu giả lập của ba nhân viên: một người giữ nguyên thông tin, một người cần điều chỉnh và một người dự kiến nghỉ việc. Yêu cầu người trực tiếp làm hồ sơ tự tìm chức năng, nhập dữ liệu và xem lại bản nháp. Không gửi hồ sơ thử vào hệ thống tiếp nhận thật.
Sau đó, nhờ người này tìm lại hồ sơ vừa tạo mà không có nhân viên bán hàng chỉ từng nút. Nếu làm được, đó là tín hiệu hữu ích hơn một danh sách tính năng dài. Các việc như rà bảng lương trước kê khai có thể chuẩn bị bằng bộ công cụ nhân sự và BHXH, rồi đối chiếu lại với dữ liệu gốc.
Chốt lựa chọn theo thứ tự nào?
Ưu tiên vận hành được với người phụ trách hiện tại, sau đó đến khả năng lấy dữ liệu và chất lượng hỗ trợ. Giá là bước so sánh cuối giữa những phương án đã đáp ứng các yêu cầu này.
Khi cần tư vấn gói, chỉ cần chuẩn bị số lao động hiện tại, dự kiến thay đổi, người lập/người ký và tình trạng chữ ký số. Thông tin rõ ngay từ đầu giúp nhận được báo giá sát nhu cầu, tránh mua thêm chức năng chưa dùng đến.
