Khi mỗi nhà cung cấp giới thiệu một thế mạnh, trưởng phòng nhân sự cần một cách so sánh thống nhất. Bảng chấm điểm sẽ hữu ích nếu bám vào công việc của doanh nghiệp và có bằng chứng cho từng đánh giá. Nếu chỉ cho điểm theo cảm nhận sau buổi bán hàng, bảng nhiều cột vẫn có thể dẫn tới lựa chọn thiếu căn cứ.
Tách điều kiện bắt buộc trước khi tính điểm
Một yêu cầu không thể thiếu nên được kiểm tra đạt hoặc không đạt trước. Chẳng hạn, nếu phương án không đáp ứng phạm vi đơn vị hoặc không dùng được với cấu hình ký đã xác định là bắt buộc, điểm cao ở giao diện không bù được.
Các yêu cầu bắt buộc phải xuất phát từ nhu cầu thực, tránh đặt theo đúng tên tính năng của một hãng rồi dùng để loại những phương án có cách đáp ứng khác.
Mẫu trọng số để điều chỉnh
| Nhóm tiêu chí | Trọng số minh họa | Bằng chứng nên có |
|---|---|---|
| Quy trình và tình huống cần làm | 30% | Kết quả thử tình huống |
| Dữ liệu, nhập xuất và tìm kiếm | 25% | File mẫu và kết quả đối chiếu |
| Khả năng sử dụng, bàn giao | 20% | Người dùng chính tự thao tác |
| Hỗ trợ và triển khai | 15% | Phạm vi xác nhận bằng văn bản |
| Tổng chi phí cùng thời hạn | 10% | Báo giá có cùng phạm vi |
Đây là tỷ trọng tham khảo, không phải công thức bắt buộc. Doanh nghiệp có dữ liệu phức tạp hoặc nhiều người dùng nên điều chỉnh theo mức ảnh hưởng thực tế.
Dùng thang điểm có định nghĩa
Có thể chấm từ 0 đến 5, nhưng phải mô tả ý nghĩa: không đáp ứng, đáp ứng một phần cần xử lý thêm, đáp ứng yêu cầu đã thử. Mục chưa kiểm chứng nên ghi riêng, không tự cho điểm trung bình vì chưa thấy lỗi.
Điểm tổng bằng tổng điểm từng nhóm nhân trọng số. Nếu còn yêu cầu bắt buộc chưa rõ, giữ trạng thái cần xác nhận thay vì tuyên bố phương án thắng chỉ dựa trên tổng tạm tính.
Kèm ghi chú về công việc phải làm thêm
Hai phương án cùng đáp ứng có thể khác nhau về số bước thủ công. Ghi phần doanh nghiệp phải tự chuẩn bị, giới hạn của gói và điều kiện hỗ trợ. Những ghi chú này thường hữu ích hơn chênh lệch nhỏ của tổng điểm.
Khi lấy báo giá phần mềm BHXH, gửi cùng một bộ yêu cầu và thời hạn cho các phương án cần so. Sau buổi demo, người sử dụng và người duyệt mua cùng xem bằng chứng trước khi chốt điểm. Bảng đánh giá nhờ đó trở thành hồ sơ quyết định và căn cứ nghiệm thu sau này.
