Khi người phụ trách chính nghỉ đột xuất, một tài khoản đăng nhập chưa đủ giúp người khác tiếp tục công việc. Người dự phòng cần biết hồ sơ nào đang mở, giới hạn quyền của mình và ai quyết định những việc vượt phạm vi. Vì thế, nên chuẩn bị vai trò này ngay lúc mua và triển khai phần mềm.
Chọn phạm vi dự phòng thực tế
Không nhất thiết người thay thế phải làm được mọi nghiệp vụ ngay. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc tra cứu trạng thái, tiếp nhận thông báo, tập hợp dữ liệu và chuyển đúng đầu mối. Những thao tác như duyệt hoặc ký cần được phân công và cấp quyền phù hợp.
Đừng dùng tài khoản của người chính như phương án mặc định. Hỏi khả năng cấp tài khoản riêng trong gói và cách quản lý quyền khi cần thay đổi.
Bộ thông tin người dự phòng cần nắm
| Nội dung | Cách bàn giao |
|---|---|
| Công việc đang mở | Danh sách có trạng thái, bước tiếp theo và đầu mối |
| Nguồn dữ liệu | Vị trí bản đang dùng và người xác nhận |
| Tài khoản | Quyền được cấp và cách yêu cầu hỗ trợ truy cập |
| Công cụ ký | Người quản lý, quy trình sử dụng, không chia sẻ bí mật tùy tiện |
| Hỗ trợ | Kênh liên hệ và thông tin gói cần cung cấp |
Tài liệu nên nằm ở nơi doanh nghiệp quản lý, không chỉ trong tin nhắn cá nhân của người chính.
Thực hành một lần trước khi cần thay thật
Giao người dự phòng tìm một hồ sơ mẫu, chỉ ra việc còn thiếu và xác định người cần liên hệ. Nếu phải hỏi lại người chính ở mọi bước, bổ sung hướng dẫn hoặc quyền cần thiết trong phạm vi được phép.
Không cần tạo hồ sơ thật chỉ để diễn tập. Có thể dùng môi trường mẫu hoặc tình huống tra cứu phù hợp, tránh làm thay đổi dữ liệu đang xử lý.
Có cách bàn giao trở lại
Khi người chính quay lại, người dự phòng cần ghi những việc đã làm, thông báo đã nhận và phần còn chờ. Nếu không, hai người có thể xử lý trùng hoặc bỏ sót vì đều nghĩ người kia đã hoàn tất.
Khi yêu cầu gói BHXH điện tử, nêu cả người dùng chính và dự phòng, hỏi phạm vi tài khoản cùng đào tạo. Chi phí và thời gian chuẩn bị ban đầu cần được cân nhắc với khả năng duy trì công việc khi một người vắng mặt.
