Xuất được danh sách nhân viên và xuất được hồ sơ đã xử lý là hai khả năng khác nhau. Khi cần giải trình một công việc cũ, doanh nghiệp thường cần biết đã lập gì, gửi lần nào và nhận phản hồi nào. Vì vậy, nên kiểm tra một bộ hồ sơ hoàn chỉnh thay vì chỉ xem file Excel danh sách.
Xác định một bộ hồ sơ cần những thành phần nào
Lấy một tình huống đại diện và liệt kê tài liệu cần giữ theo quy trình lưu trữ của đơn vị. Phạm vi có thể gồm nội dung hồ sơ, tệp kèm theo, mã tiếp nhận và thông báo xử lý. Xác nhận với nhà cung cấp thành phần nào tải được, thành phần nào được lưu theo cách khác.
| Thành phần | Cách kiểm tra |
|---|---|
| Nội dung hồ sơ | Mở được, đọc đủ thông tin cần đối chiếu |
| Tệp đi kèm | Không chỉ có tên tệp nhưng thiếu nội dung |
| Thông báo | Xác định được thông báo thuộc lần xử lý nào |
| Mã và ngày | Giữ đủ thông tin để tìm lại trong hệ thống |
| Bản bổ sung | Phân biệt được với bản trước đó |
Mở thử ngoài phần mềm
Tải một bộ mẫu, chuyển sang thư mục riêng và mở bằng công cụ phù hợp trên máy doanh nghiệp. Nếu tài liệu chỉ xem được qua một đường dẫn cần đăng nhập, cần hỏi việc truy cập sau khi hết gói sẽ thế nào.
Không tự thay đổi nội dung tệp ký hoặc coi bản chuyển định dạng là tương đương về mọi mặt. Mục đích của bài thử là biết mình nhận được gì, lưu ở đâu và cần công cụ nào để sử dụng đúng.
Thử tìm lại theo một yêu cầu cụ thể
Cho người khác mã hồ sơ hoặc thông tin tra cứu, yêu cầu tìm đúng bộ tài liệu vừa xuất. Nếu tên tệp không giúp nhận diện, doanh nghiệp cần quy tắc đặt thư mục hoặc một bảng chỉ mục liên kết. Lưu nhiều file mà không tìm được khi cần vẫn tạo ra chi phí vận hành.
Hỏi thêm có xuất theo khoảng thời gian hoặc theo đơn vị không, có giới hạn mỗi lần hay không. Tính năng xuất một hồ sơ không tự chứng minh việc lấy số lượng lớn sẽ thuận tiện.
Đưa kết quả vào tiêu chí mua
Khi xem báo giá phần mềm BHXH, đề nghị xác nhận phạm vi xuất dữ liệu trong đúng gói. Nếu cần hỗ trợ trích xuất khi ngừng dịch vụ, làm rõ thời gian và chi phí từ đầu.
Kết quả tốt là doanh nghiệp có thể lấy một bộ tài liệu, đọc được và xác định đúng công việc liên quan. Không nên đánh giá chỉ bằng việc trên giao diện có biểu tượng tải xuống.
