Một người nhập dữ liệu không nhất thiết là người được phép ký gửi. Khi doanh nghiệp có nhiều nhân sự cùng làm BHXH, việc tách vai trò giúp phát hiện sai sót trước khi hồ sơ đi ra ngoài và làm rõ ai chịu trách nhiệm ở mỗi bước.
Tuy vậy, không nên mua chỉ dựa trên cụm từ “có phân quyền”. Cần xem quyền đó giới hạn được những hành động nào trong đúng gói đang báo giá.
Vẽ quy trình của doanh nghiệp trước
Lấy một hồ sơ thường gặp và ghi ba người hoặc ba vai trò: người chuẩn bị, người kiểm tra, người ký. Có nơi một người đảm nhận hai vai trò; điều quan trọng là người quyết định biết điều đó và có cách kiểm soát phù hợp.
Nếu hiện tại việc duyệt diễn ra ngoài phần mềm, hãy nói rõ. Đừng yêu cầu một chức năng chưa cần dùng, nhưng cũng đừng bỏ qua khả năng mở rộng khi đội ngũ thay đổi.
Kiểm tra bằng tài khoản có quyền khác nhau
| Tài khoản thử | Việc được làm | Việc cần thử ngăn chặn |
|---|---|---|
| Người nhập | Tạo và sửa bản nháp trong phạm vi được giao | Ký hoặc thay đổi quyền người khác |
| Người duyệt | Xem dữ liệu và phản hồi nội dung | Sửa ngoài phạm vi được cấp |
| Người ký | Kiểm tra bản cuối và thực hiện bước ký | Ký nhầm đơn vị hoặc nhầm phiên bản |
Đây là mẫu yêu cầu để kiểm tra, không phải khẳng định mọi phần mềm đều có ba vai trò này. Nếu hệ thống không hỗ trợ một bước, cần xác định doanh nghiệp có chấp nhận kiểm soát bằng quy trình bổ sung hay không.
Thử tình huống hồ sơ bị trả về nội bộ
Người duyệt thấy sai một trường thông tin và yêu cầu sửa. Sau khi sửa, người ký có nhận ra nội dung đã thay đổi không? Bản đã được duyệt trước đó còn được coi là bản cuối không? Tình huống này giúp đánh giá khả năng giữ đúng phiên bản, thay vì chỉ nhìn danh sách tên quyền.
Với nhiều đơn vị, hãy thử quyền theo từng mã đơn vị. Tách người dùng nhưng vẫn nhìn thấy toàn bộ dữ liệu ngoài trách nhiệm có thể chưa đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
Quyền phần mềm và quyền sử dụng công cụ ký
Hai lớp này cần được quản lý đồng thời. Phân quyền trên phần mềm không thay thế quy trình giữ token, bảo vệ tài khoản ký hoặc bàn giao thiết bị. Doanh nghiệp phải biết ai đang nắm quyền sử dụng chữ ký và cách xử lý khi đổi người phụ trách.
Khi yêu cầu báo giá BHXH, gửi số người dùng cùng ma trận quyền mong muốn. Nếu cần mua thêm công cụ ký, đối chiếu riêng thông tin chữ ký số để không nhầm chi phí phần mềm với chi phí ký.
