Thông báo sắp hết gói thường khiến người phụ trách chỉ quan tâm đến giá gia hạn. Nhưng có một việc nên làm trước khi thanh toán: xác nhận đơn vị đang giữ được tài khoản, dữ liệu và thông tin của những hồ sơ chưa hoàn tất hay không. Đây mới là cơ sở để tiếp tục dùng thuận lợi, hoặc chuyển dịch vụ nếu nhu cầu đã thay đổi.
Tách ngày hết dịch vụ khỏi những mốc khác
Ngày hết phần mềm, ngày hết chứng thư số và hạn xử lý một hồ sơ là các mốc khác nhau. Đừng suy ra rằng gia hạn phần mềm sẽ đồng thời gia hạn chữ ký số, hoặc gói còn hiệu lực thì mọi thành phần ký cũng còn dùng được.
Lập một bảng theo dõi gồm tên dịch vụ, đơn vị sử dụng, ngày hết hạn được xác nhận, người quản lý và nơi lưu hợp đồng. Nếu thông báo trên màn hình khác chứng từ mua hàng, yêu cầu bên cung cấp giải thích trước khi đặt tiếp.
Kiểm tra quyền truy cập trước khi cần dùng gấp
Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp thực sự quản lý. Kiểm tra email khôi phục, số liên hệ và người có quyền quản trị. Nếu tài khoản gắn với nhân viên đã nghỉ, xử lý việc bàn giao ngay; không nên chờ đến ngày cần nộp hồ sơ mới tìm lại mật khẩu.
| Nội dung cần hỏi | Kết quả cần giữ lại |
|---|---|
| Sau khi hết gói còn xem được dữ liệu không? | Phạm vi và thời gian truy cập được xác nhận |
| Có tải được hồ sơ và thông báo không? | Một bộ tệp đã thử mở thành công |
| Gia hạn có giữ nguyên tài khoản, mã đơn vị không? | Hướng dẫn thao tác cho đúng đơn vị |
| Khi nào gói mới có hiệu lực? | Mốc bắt đầu và kết thúc rõ ràng |
Chốt danh sách hồ sơ còn mở
Ghi riêng hồ sơ đang chờ phản hồi, cần bổ sung và chưa gửi. Lưu mã hồ sơ, ngày thao tác, người phụ trách cùng thông báo mới nhất. Một bản sao dữ liệu nhân viên không thay thế được danh sách này: doanh nghiệp vẫn cần biết công việc nào đang tiếp diễn.
Không gửi lại hồ sơ chỉ vì phần mềm báo sắp hết hạn. Trước khi thao tác, cần kiểm tra trạng thái và hướng dẫn phù hợp với tình huống thực tế.
Gia hạn theo nhu cầu kỳ tới
So lại số lao động, người dùng, đơn vị kê khai và nhu cầu hỗ trợ. Nếu nhân sự tăng hoặc có chi nhánh mới, yêu cầu báo giá theo cấu hình mới thay vì tự động mua lại gói cũ.
Doanh nghiệp đang dùng EFY có thể xem thông tin gia hạn EFY-eBHXH rồi xác nhận đúng tài khoản và thời hạn cần nối tiếp. Với những lựa chọn khác, bảng giá phần mềm BHXH là điểm bắt đầu để hỏi gói phù hợp. Nội dung này không phải đề nghị gia hạn dịch vụ BKAV.
Chỉ nên hoàn tất đặt hàng khi đã rõ ba việc: dịch vụ nào được nối tiếp, dữ liệu được giữ ra sao và ai chịu trách nhiệm nếu quyền truy cập chưa cập nhật sau thanh toán.
