Một phần mềm có thể tạo hồ sơ nhanh nhưng khiến người dùng mất nhiều thời gian tìm lại sau vài tháng. Doanh nghiệp nên kiểm tra chức năng tìm kiếm bằng thông tin mình thường có khi nhận yêu cầu, thay vì chỉ nhìn danh sách hồ sơ được sắp sẵn trong demo.
Bắt đầu từ câu hỏi thực tế
Người quản lý có thể hỏi hồ sơ của một nhân viên trong một khoảng thời gian, trong khi người dùng không nhớ mã hồ sơ. Một yêu cầu khác chỉ có mã hoặc thông báo đã tải. Hãy chuẩn bị vài cách tìm khác nhau và xem hệ thống hỗ trợ đến đâu.
Dữ liệu demo nên có những bản gần giống nhau để kiểm tra khả năng phân biệt, không chỉ một hồ sơ duy nhất luôn xuất hiện đầu danh sách.
Bài thử tìm kiếm theo ba bước
Đầu tiên, tìm một hồ sơ bằng thông tin ít nhất thường có. Tiếp theo, thu hẹp bằng đơn vị, thời gian hoặc trạng thái nếu hệ thống hỗ trợ. Cuối cùng, mở kết quả và xác nhận đó là đúng lần xử lý cần tìm.
| Tình huống | Cần quan sát |
|---|---|
| Nhiều người trùng hoặc gần giống tên | Có thêm thông tin để phân biệt an toàn |
| Một hồ sơ có bổ sung | Nhìn rõ quan hệ giữa các lần xử lý |
| Nhiều đơn vị | Không nhầm kết quả ngoài đơn vị đang làm |
| Chỉ biết khoảng thời gian | Bộ lọc có giúp thu hẹp đủ nhanh |
| Cần thông báo | Mở được đúng tài liệu liên quan |
Đánh giá chất lượng kết quả, không chỉ tốc độ
Tìm ra nhiều dòng rất nhanh chưa có nghĩa dễ dùng. Người thao tác phải nhận diện được trạng thái, ngày và chủ thể trước khi mở hoặc tải. Nếu thông tin bị cắt, hỏi cách xem đầy đủ để tránh chọn nhầm.
Cũng cần biết chức năng tìm áp dụng tới đâu: dữ liệu đang sử dụng, phần lưu trữ hay cả hồ sơ từ hệ thống cũ đã chuyển sang. Không mặc định mọi lịch sử đều được lập chỉ mục giống nhau.
Cho người mới thử lại
Sau khi được hướng dẫn ngắn, để người không tạo dữ liệu tìm một hồ sơ theo yêu cầu. Nếu họ làm được mà không cần người cũ nhớ vị trí, khả năng bàn giao sẽ thuận lợi hơn.
Khi lấy báo giá BHXH, đưa yêu cầu tìm lại hồ sơ vào danh sách demo. Đây là công việc lặp đi lặp lại trong quá trình sử dụng, nên sự thuận tiện ở bước này đáng được cân nhắc cùng phí dịch vụ và khả năng lập hồ sơ mới.
