Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động có 02 sổ trở lên

Sổ bảo hiểm xã hội là một trong những giấy tờ cần thiết đối với người lao động. Tuy nhiên, do tính chất công việc thay đổi nên đã có không ít người lao động có từ 2 sổ BHXH. Vậy thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động có 02 sổ trở lên như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Mỗi người chỉ có 1 sổ bảo hiểm xã hội

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động có 02 sổ trở lên

Theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH:

Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới.

Như vậy, về nguyên tắc, mỗi người lao động chỉ có duy nhất 01 sổ BHXH.

Do đó, người tham gia BHXH có từ 2 sổ trở lên cần làm thủ tục gộp sổ để cơ quan BHXH thuận tiện trong việc quản lý, ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.

2. Có 02 sổ BHXH phải làm thủ tục gộp sổ BHXH không?

Thứ nhất, có 02 sổ BHXH nhưng chưa chốt 01 sổ thì yêu cầu chốt sổ ở đâu?

Căn cứ quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ Luật lao động năm 2012 như sau:

“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”

Như vậy, khi bạn nghỉ việc ở công ty tại TP.HCM thì công ty phải thực hiện chốt sổ và trả sổ BHXH cho bạn. Đối với trường hợp bạn nghỉ việc tại công ty và không biết mình được tham gia đóng BHXH thì khi hưởng các chế độ hoặc làm các thủ tục liên quan đến sổ BHXH thì cơ quan BHXH sẽ yêu cầu bạn đến công ty chưa chốt sổ để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH.

Theo đó, việc công ty hiện tại của bạn yêu cầu bạn phải liên hệ nhận sự công tại HCM để hẹn họ chốt BHXH là đúng quy định pháp luật.

Thứ hai, có 02 sổ BHXH phải làm thủ tục gộp sổ BHXH không?

Căn cứ theo Khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH như sau:

“2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.”

Theo đó, bạn có 02 sổ BHXH với khoảng thời gian không trùng nhau, bạn đã thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH tại công ty ở TP.HCM nên lúc này bạn cần thực hiện thủ tục gộp 02 sổ BHXH thành 01 sổ. Bạn có thể nộp tại cơ quan BHXH hoặc yêu cầu công ty thực hiện.

Trong trường hợp của bạn, công ty hiện tại đã yêu cầu bạn nộp sổ BHXH làm tại công ty TP.HCM để công ty thực hiện gộp sổ BHXH luôn cho bạn. Vì thế, bạn chỉ cần nộp sổ cho công ty hiện tại để công ty thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH cho bạn.

3. Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên (thông qua NSDLĐ)

Thủ tục này áp dụng đối với NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng thời gian hoặc có thời gian đóng ở nhiều giai đoạn khác nhau.

**Hồ sơ (01 bộ) bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Tất cả các sổ BHXH của NLĐ.

**Trình tự thực hiện gộp sổ BHXH

- Bước 1. Lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH thông qua người sử dụng lao động: NLĐ lập Tờ khai TK1-TS.

- Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

- Bước 3. NLĐ nhận kết quả đã giải quyết.

**Cách thức thực hiện gộp sổ BHXH

Bước 1. Nộp hồ sơ: Đơn vị SDLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

- Qua Bưu chính;

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

Bước 2. Nhận kết quả đã giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

**Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

**Kết quả giải quyết:

- Sổ BHXH;

- Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).

4. Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên do cá nhân trực tiếp nộp HS

Thủ tục này áp dụng với NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng thời gian hoặc có thời gian đóng ở nhiều giai đoạn khác nhau.

**Hồ sơ (01 bộ) gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

**Trình tự thực hiện gộp sổ BHXH:

Bước 1. Lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH: NLĐ lập Tờ khai TK1-TS.

Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3. NLĐ nhận kết quả đã giải quyết.

**Cách thức thực hiện gộp sổ BHXH:

Bước 1. NLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

Qua giao dịch điện tử: NLĐ đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN); trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH qua bưu chính.

- Qua Bưu chính;

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cư trú hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

Bước 2. Nhận kết quả đã giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

**Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

**Kết quả giải quyết:

- Sổ BHXH;

Căn cứ: Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021